دهه هفتاد و پیش از آن را به خاطر دارید؟ آنگاه‌که در ابتدای هر ترم دانشجویان گاه باید صدها کیلومتر را برای انتخاب واحد به شکل کاغذی طی می‌کردند؟ امروزه سامانه‌های اتوماسیون آموزش، معاونت آموزش را دگرگون ساخته‌اند. بی‌شک دورانی را به یاد دارید که دانشجویان در جلوی باجه‌های فروش ژتون به‌صف می‌ایستادند و اطلاع از آمار دقیق تغذیه، زمان‌گیر و مستعد خطا بود. سامانه‌های اتوماسیونِ تغذیه کارها را در معاونت دانشجویی بسیار ساده‌تر کردند.
اکنون نوبتِ بخش فرهنگی دانشگاه است، تا تحول یابد. درواقع این معاونت بیشترین تنوع را در رویه‌ها، مخاطبان و فعالیت‌ها داراست. یک سامانه اتوماسیون میتواند کاهش هزینه‌ها و زمان فرآیندها را برای این معاونت به ارمغان بیاورد. سامانه اتوماسیون امور فرهنگی مهر همان است که مدت‌ها در انتظارش بودید. شرکت مهندسی اهورا پس از چند سال بررسی و مطالعهِ رویه‌های فرهنگی دانشگاه، سامانه اتوماسیون معاونت فرهنگی مهر را طراحی و پیاده‌سازی نموده‌است. این سامانه سبب خودکار و بهینه شدن رویه‌ها می‌شود. به مدد آنکه سامانه مهر یک نرم‌افزار تحت وب است، دانشجویان می‌توانند صرف نظر از زمان و مکان، بسیاری از امور فرهنگی و فوق‌برنامه را در تعامل مستقیم با سامانه انجام دهند.
سامانه مهر به شکل خودکار با استفاده از محتوایی که در فرآیندهای فرهنگی ایجاد می‌شود، یک وب‌سایت برای معاونت فرهنگی و سایت‌های جدا برای تمام زیر مجموعه‌ها و هر نهاد دانشجویی ایجاد می‌کند. بدین شکل پایگاه‌اطلاع رسانی به شکل بسیار راحتی با مطالب جدید بهنگام می‌شود و نیاز به فردی برای نگهداری وب‌سایت ندارد. سایت‌ها همواره پویا خواهند ماند.
سامانه مهر امکان مدیریت طیف وسیعی از فوق‌برنامه‌ها از مسابقه و اردو گرفته تا سخنرانی و نمایش فیلم را فراهم آورده است. شما می‌توانید شرایط لازم برای شرکت در یک برنامه (از قبیل جنسیت، رشته، سال ورود و ...) را برای سامانه مشخص نمایید. سامانه با استفاده از این ضوابط به کاربران امکان می‌دهد در صورت دارا بودن شرایط مشخص‌شده در برنامه ثبت‌نام کنند. کافی است تاریخ آغاز و پایان نام‌نویسی و ظرفیت برنامه را مشخص سازید. بقیه کار را به سامانه مهر بسپارید.
شما می‌توانید شرایط لازم برای شرکت در یک برنامه (از قبیل جنسیت، رشته، سال ورود و ...) را برای سامانه مشخص نمایید. سامانه با استفاده از این ضوابط به کاربران امکان می‌دهد در صورت دارا بودن شرایط مشخص‌شده در برنامه ثبت‌نام کنند. شما می‌توانید اجازه ثبت‌نام در برنامه را به «اعضای کانون قرآن و عطرت» و یا مثلا «ورودی‌های جدید رشته عمران» محدود نمایید.
در برخی برنامه‌ها متقاضی ممکن است بیش از ظرفیت موجود باشد. در این مواقع شما می‌توانید گروه‌هایی را از مخاطبان حذف نمایید. مثلا در ثبت‌نام «اردوی مشهد»، کسانی را که در سال‌گذشته به این اردو رفته‌اند، را می‌توانید از جرگه مخاطبان مجاز بردارید.
بدین شکل سامانه دیگر اجازه ثبت‌نام به آن‌ها نخواهد داد. (این کار به شکل دستی بسیار سخت است، اما با سامانه در دسترس قرار می‌گیرد.)
شیوه‌های ثبت‌نام به شکل کامل خودکار، دستی، دومرحله‌ای در سامانه فراهم است. ثبت‌نام در تمام برنامه‌های زیر از طریق سامانه میسر است:
برگزاری جشن دانش آموختی را مثلاً در نظر بگیرد. می‌دانید که برگزاری چنین برنامه‌هایی که تعداد دانشجوی زیادی در آن‌ها شرکت می‌کنند چقدر دردسر دارد، از اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام گرفته تا دریافت هزینه و غیره. با این سامانه تنها با چند کلیک هم اطلاع‌رسانی، هم ثبت‌نام و هم اخذ وجه صورت می‌گیرد. کافی است تاریخ آغاز و پایان نام‌نویسی و ظرفیت برنامه را مشخص سازید. بقیه کار را به سامانه مهر بسپارید. دانشجویان می‌توانند از منزل، خوابگاه و دانشکده در برنامه ثبت‌نام کنند.
گاهی برنامه‌هایی برگزار می‌شوند که با وجود برنامه‌ریزی و صرف هزینه و زمان بسیار، مورد استقبال دانشجویان قرار نمی‌گیرند؛ در مقابل گاهی برخی برنامه‌ها بیش از اندازه‌ی پیش‌بینی‌شده مورد اقبال قرار می‌گیرند که سبب بازماندن دانشجویان علاقمند می‌شود یا گاهی به دلیل انبوه شرکت‌کنندگان به نزول کیفیت اجرای برنامه می‌انجامد. با استفاده از سامانه مهر، پیش از برگزاری هر برنامه می‌توانید با چند کلیک آن برنامه را پیش‌ثبت‌نام نمایید. در نتیجه اگر تعداد علاقمندان کمتر از حد مورد نظر بود، برگزاری آن برنامه کلا لغو می‌شود و از هدررفت بخش عظیمی از وقت و بودجه معاونت جلوگیری می‌شود. در طرف مقابل اگر ثبت‌نام بیش از ظرفیت پیش‌بینی‌شده بود، می‌توان تدابیر لازم اندیشیده شود.
با این سامانه اطلاعات آماری بسیار دقیقی که پیش از این اطلاع از آن ممکن نبود برای معاونت فراهم می‌شود. با استفاده از سامانه، با یک کلیک جدول تمام برنامه‌های گذشته، حال و آینده معاونت/مدیریت را به همراه تعداد شرکت‌کنندگان، وضعیت اجرا و بسیاری از اطلاعات ارزشمند دیگر ببینید.
سامانه مهر، به امور تمام نهادها و گروه‌های فرهنگی (انجمن‌ها، کانون‌ها، تشکل‌ها و شوراهای صنفی و ..) سامان می‌بخشد.
در برخی نهادها شرایط خاصی برای عضویت یا شرکت در انتخابات وجود دارد. با تعریف مخاطبان، سامانه مهر به شکل خودکار این موارد را اعمال می‌کند. مثلا برای عضویت یا تشکیل یک تشکل دانشجویی جدید، دانشجویان متقاضی نباید در تشکل اسلامی دیگر عضو باشند. دسترسی دستی این موضوع طاقت فرساست. با سامانه مهر این کار با نهایت دقت و به شکل خودکار صورت می‌گیرد.
با یک کلیک می‌توان دید که در هر نهاد چند نفر عضو هستند. هر نهاد چه فعالیت‌هایی انجام داده است. بدین ترتیب مثلا انتخاب کانون یا انجمن علمی برتر نیز تسهیل می‌گردد.
برای تخصیص بودجه نیاز است که تعداد دقیق اعضا و مخاطبان هر نهاد دانشجویی مشخص باشد. متاسفانه نهادها گاهی برای جلوگیری از کاهش بودجه خود، اطلاعات دقیقی ارائه نمی‌کنند، مثلاً دانش‌آموختگانی را که دیگر عضو محسوب نمی‌شوند را در آمار می‌آورند. سامانه مهر به شکل دقیق در کسری از ثانیه فهرست مخاطبان و اعضای نهادها و همچنین گستره‌ی فعالیت‌های انجام گرفته توسط آن‌ها را به شما اعلام می‌کند. لذا تخصیص بودجه میتواند به شکل دقیق، عادلانه و هدفمند صورت گیرد.
اطلاعات دوره‌های شوراهای مرکزی پیشین به دقت نگهداری خواهد شد. ایجاد صفحه اینترنتی برای هر نهاد
در این ماژول هر دانشجو میتواند مبلغی را در سامانه مهر شارژ نماید و از آن برای پرداخت هزینه‌های فوق‌برنامه‌ها به سادگی و با یک کلیک استفاده کند. (خرید بلیط پخش فیلم، پرداخت هزینه شرکت در همایش‌ها، جشن‌دانش‌آموختگی، کلاس‌های فوق‌برنامه یا اردوها، هزینه نام‌نویسی در مسابقات و ...). با استفاده از این ماژول از آشفتگی در مدیریت دریافت هزینه‌های شرکت در امور فرهنگی جلوگیری می‌شود و ثبت‌نام قطعی در برنامه‌ها راحت‌تر احراز می‌شود.
یکی از اموری که بسیار زمان و انرژی مجموعه فرهنگی را به خود اختصاص می‌دهد، برگزاری انتخابات شورای‌های مرکزی است. با استفاده از این ماژول تمام امور زیر به شکل خودکار انجام می‌شود و دانشجویان می‌توانند از دانشکده، خوابگاه و سراسر کشور در انتخابات مشارکت کنند. نتایج به سرعت اعلام می‌شود و تمام مراحل کامل شفاف و بدون حرف‌و‌حدیث خواهد بود. تنها بازه زمانی ثبت‌نام نامزدها، رای گیری و شروع فعالیت را به سامانه بدهید و تمام امور زیر بدون هیچ دخالتی انجام خواهد شد:
سامانه پیامکی مهر به طور کامل از ساختارهای فرهنگی مطلع است و از طریق آن می‌توان به شکل مستقیم بر اساس ویژگی‌های فردی، دانشجویی، خوابگاه، برای دانشجویان و یا اعضای یک نهاد،شرکت‌کنندگان در یک برنامه و … پیامک ارسال کرد ونیاز به وارد کردن شماره‌ها از فایل‌های متفرقه نیست.
مثلا اگر زمان برگزاری یک برنامه تغییر کند تنها لازم است به در پنل پیامکی شرکت‌کنندگان در یک برنامه را انتخاب کرد و برای آن‌ها پیامک فرستاد. و یا پیامک‌های فرهنگی را برای گروهی از دانشجویان که قبلا موضوعی ابراز تمایل کرده‌اند فرستاد. بدین شیوه هم هزینه‌ی پیامک کاهش می‌یابد و هم پیامک‌های مکرر دانشجویان دیگر را دچار زدگی نمی‌کند. همچنین می‌توان به سادگی برای تمام اعضای یک کانون یا تشکل پیام داد.
در این ماژول یک شماره اختصاصی برای دریافت و ارسال پیامک اختصاص می‌یابد.
علاوه بر اطلاع‌رسانی برنامه‌ها و انتخابات به شکل خودکار در سامانه، سامانه مهر میتواند به یک پنل ایمیل مجهز است که میتواند برای اطلاع‌رسانی به کار رود. در صورت در خواست پیمانکار امکان ارسال پیام به ابزارهایی نظیر وایبر، تلگرام و … نیز فراهم است.
همچنین سامانه کانال RSS تولید می‌کند که کاربران را قادر می‌سازد به شکل خودکار از آخرین برنامه‌ها مطلع شوند.
این ماژول امکان ارسال خبر را فراهم می‌کند. با استفاده از این ماژول، علاوه بر کارمندان فرهنگی، دبیران تشکل‌های دانشجویی نیز می‌توانند نسبت به ارسال خبر روی سامانه مهر بپردازند. خبرها پس از تایید کارشناس مربوطه و یا به طور مستقیم در سایت نمایش داده خواهد شد. بدین شکل شادابی بیشتری در سایت‌فرهنگی ایجاد می‌شود.
سامانه مهر برای هر دانشجو یک پرونده فرهنگی تشکیل می‌دهد و به شکل خودکار آن را آپدیت می‌کند. این پرونده حاوی اطلاعاتی نظیر عضویت‌های یک دانشجو، برنامه‌هایی که در آن شرکت کرده است و شوراهای مرکزی‌ای که در آن عضو بوده است، می‌باشد. لذا با یک کلیک به سوابق فرهنگی هر دانشجو و میزان فعال بودن وی در دسترس است.
توسط این سامانه امکان ارتباط داخلی میان تمام کاربران سیستم و به ویژه ارتباط دانشجویان و مسئولین فرهنگی فراهم شده است.
شرکت آمادگی دارد نیازهای سفارشی دانشگاه را در سریعترین زمان ممکن و با اتکا بر نیروی‌های متعهد خود به بهترین شکل برآورد کند. در صورتی که تغییرات جزئی در ماژول‌ها نیاز باشد این کار رایگان انجام خواهد شد و در صورتی که ماژول‌های بیشتری مد نظر باشد با هزینه‌ای معقول به انجام خواهد رسید.
این ماژول جانی تازه در نشریات دانشجویی می‌دمد. با استفاده از این ماژول هر نشریه دارای یک وب‌سایت اختصاصی خواهد بود که دسترسی به آخرین شماره‌ها و شماره‌های آرشیو شده نشریه را طبق نظر معاونت فرهنگی فراهم می‌سازد. نشریات مربوط به یک نهاد در صفحه خود نهاد نیز اطلاع‌رسانی خواهند شد.
شماره‌های نشریات را می‌توان غیر عمومی، رایگان و غیررایگان در دسترس قرارگیرند. هزینه نشریات غیر رایگان از کیف پول فرهنگی کاربر کسر شده و میتواند نسخه الکترونیک نشریه را پس از پرداخت بها، به راحتی دانلود نماید.
در صورت صلاحدید دانشگاه می‌توان برخی نشریات را صرفا با مجوز انتشار الکترونیک منتشر کرد و از هدررفت هزینه‌های مربوط به چاپ جلوگیری کرد.